La gestione del tempo (per gli amanti dell’inglese, il time management) è fondamentale nella nostra vita personale, e lo è ancor di più in quella professionale.
L’obiettivo che dobbiamo porci quando ci destreggiamo tra mille impegni è quello di raggiungere un equilibrio ed una organizzazione personale che riesca a renderci soddisfatti, non stressati, raggiungendo i target che ci siamo dati.
Partiamo da una riflessione che può apparire banale ma che è assolutamente vera: “Non dire di non avere abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che sono state date a Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein” (H. Jackson Brown Jr.).
La gestione del tempo: a cosa ci serve e per fare cosa
Quando parliamo di gestione del tempo, il luogo comune è quello di non averne a sufficienza. In realtà il tempo è sempre quello, scandito dal battito sempre uguale delle lancette sul quadrante dell’orologio. Il punto da cui partire è riassumibile nella domanda:” desideriamo una migliore gestione del tempo, ma per ottenere cosa?”
Le risposte a questa domanda possono essere molto diverse, personali o professionali, e spaziare dal desiderio di cambiare nel senso più ampio il proprio stile di vita o più semplicemente acquisire un migliore bilanciamento tra gli impegni di lavoro e quelli privati.
Quando abbiamo la percezione di impiegare bene il nostro tempo, siamo focalizzati su quanto stiamo facendo e percepiamo una sensazione di serenità e, come si suole dire, “ci sentiamo a posto!”.
Ecco dunque emergere i due elementi attorno a i quali ruotano tutti i nostri ragionamenti: gli obiettivi e lo stress.
Vediamo come possiamo agire per gestirli.
I 4 quadranti di Eisenhower
Partiamo da una frase celebre del generale e Presidente americano Eisenhower (“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”) il quale, in merito alla gestione del tempo, evidenziò due parametri fondamentali: l’importanza e l’urgenza.
Occorre ordinare le priorità classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.
Il concetto di importanza è prettamente soggettivo: ciò che è importante per me può non esserlo per qualcun altro, e ciò che è importante oggi può non esserlo domani. I valori, i principi e gli obiettivi personali determinano le priorità.
Il concetto di urgenza è invece oggettivo, dipende unicamente dalla variabile tempo, e deve essere applicato a quelle attività che richiedono attenzione immediata.
A partire da questi due parametri si costruisce la cosiddetta matrice di Eisenhower che classifica le attività quotidiane incrociano le possibilità nel rapporto urgenza ed importanza.
La matrice di Eisenhower non fornisce vere e proprie istruzioni su come comportarsi quotidianamente per gestire lo stress e gli impegni. E’ uno schema che ci aiuta a riflettere sulle nostre attività aiutandoci ad essere più consapevoli su ciò che è realmente importante, riducendo il rischio di assumere un comportamento improduttivo.
Getting Things Done (GTD) per una gestione del tempo efficace
Questa metodologia è stata ideata dal consulente americano David Allen ed individua alcuni principi ed un modus operandi per migliorare la produttività personale. Tale metodologia, nota alle organizzazioni aziendali ed ai professionisti di tutto il mondo, è ampia ed è impossibile riassumerla in modo compiuto. 
Possiamo però tracciare i suoi punti salienti.
Raccogliere le idee
In questa fase si raccolgono, si fissano, le cose da fare e le idee su un supporto qualsiasi che siamo abituati ad utilizzare per gestire le nostre attività (un post it, un foglio Word, un quaderno, qualsiasi cosa va bene!). L’importante è fissare l’idea e non cadere nella trappola mentale del “lo annoto dopo…”.
In questa fase non si fa un elenco di priorità, ma semplicemente si libera spazio nella mente.
Esaminarle / declinarle / precisarle
Per ciascun punto annotato, si procede alla sua valutazione, scomponendolo e frammentandolo in una serie di azioni minori meno impegnative. Se un’attività può essere fatta in meno di due minuti , è bene approfittarne e svolgerla subito senza rimandare.
Un esempio concreto: l’annotazione “pianificare le vacanze” la potremo scomporre in una serie di attività, quali ad esempio, scegliere la destinazione, cercare l’hotel, cercare le cose da vedere.
Organizzare le attività per categoria e priorità
Si definiscono le priorità d’azione, assegnando loro delle scadenze ed individuando quelle azioni che possono essere raggruppate e svolte insieme, quelle che possono essere delegate e quelle che possono essere rimandate.
In una parola si definisce il “chi fa cosa” ed il “quando”. In questa fase, è bene sottolinearlo, siamo ancora nella fase della progettazione e non si sta ancora eseguendo nessuna attività.
Fare ed agire
Avendo strutturato il sistema, è ora possibile passare alla fase di esecuzione delle singole attività che abbiamo in precedenza definito. Ogni step, ogni stadio, è importante in relazione agli altri. Ogni gradino salito, di per sé non conta nulla, ma tutti gradini saliti nel loro insieme ci permettono di salire la scala. Banale ma è così!
In questa fase è fondamentale che si affronti uno step alla volta ma, quando lo si fa, è necessario portarlo a termine senza riporlo di nuovo nella lista della cose da fare.
Revisionare
E’ opportuno effettuare periodicamente una revisione approfondita dei punti programmati per vedere dove si stanno facendo progressi. Si valuterà dove sono necessarie modifiche delle priorità e delle categorie e, in generale, si verificherà se il sistema funziona.
Perché funziona il metodo GTD per la gestione del tempo?
La psicologia ci fornisce una risposta: parliamo dell’effetto Zeigarnik, dal nome della ricercatrice che lo ha identificato.
Le persone hanno la tendenza a ricordare le attività incompiute o interrotte con maggior facilità rispetto a quelle compiute e realizzate.
L’annotare le idee, metterle su carta, programmare cosa fare, ci libera la mente dal “un chiodo fisso”, dal “ricordare di fare quella cosa” e ci permette di ragionare più fluidamente.
Il metodo 1-3-10 per gestire gli impegni e focalizzarsi
E’ un sistema abbastanza noto per gestire efficacemente gli impegni. E’ basato sulla logica del “buon senso”, può apparire banale e semplice, ma funziona.
Quando iniziamo la giornata, dovremmo fermarci cinque minuti, magari mentre beviamo un caffè, ed annotare il nostro programma della giornata:
- l’azione che è fondamentale realizzare nella giornata – 1
- le tre cose che è opportuno realizzare nella giornata – 3
- le dieci attività marginali che sarebbe utile realizzare ma che non sono essenziali – 10
Il punto di forza di questo approccio è l’invito a focalizzarci su ciò che, nell’arco della giornata, è fondamentale fare.
Diverse ricerche, tra cui una dell’’Università di Stanford, ci dicono che l’approccio multi-tasking non è necessariamente quello più produttivo. Anzi, a volte, le performance che otteniamo con questo approccio sono decisamente scadenti.
La tecnica del pomodoro
Il nome è curioso, il sistema proposto è interessante, il pomodoro non c’entra nulla.
Abbiamo visto che i due aspetti che giocano un ruolo fondamentale nella gestione del tempo sono la definizione degli obiettivi e lo stress. Le interruzioni e le distrazioni ci condizionano nel raggiungimento dei nostri scopi.
Occorre dunque aumentare la nostra capacità di concentrazione.
L’idea di questo sistema, nato negli anni 80 del secolo scorso, è frutto di un imprenditore italiano, Francesco Cirillo.
Il pomodoro è quello di un famoso timer da cucina (per l’appunto a forma di pomodoro) in voga all’epoca.
La tecnica, in vero molto efficace, prevede questi passi.
- definire l’attività da svolgere
- impostare il timer del pomodoro (oggi del cellulare) su un tempo di 25 minuti
- lavorare concentrati sino al momento in cui il timer suona
- concedersi una pausa di 5 minuti.
- ripetere l’attività per 4 cicli sempre di 25 minuti
- Ogni 4 cicli di 25 minuti, ossia ogni ora e mezza, concedersi una pausa più lunga (dai 15 ai 30 minuti).
Riassumendo
Abbiamo visto come la gestione del tempo poggia sulla gestione di due elementi: gli obiettivi e lo stress.
Per essere efficace occorre un sistema che ci permetta di raggiungere ciò che vogliamo senza stress e con un senso di appagamento e tranquillità.
Per riuscirci occorre che riusciamo a definire le attività importanti e quelle non urgenti, liberare la mente per poter organizzare meglio i nostri pensieri, migliorando l’organizzazione quotidiana e la concentrazione.
Se hai suggerimenti e considerazioni, scrivici nei commenti.
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